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Den Eigenbeleg als Ersatzbeleg ausstellen


Laden Sie die Eigenbeleg Vorlage & kreieren Sie selber einen Rechnungsnachweis. Unser Ersatzbeleg Muster im Word-Dokument ist schon fertig ausgestellt & braucht nur noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder auf Ihrem PC oder klassisch per Hand fertiggestellt werden.

Haben Sie die Rechnung verloren oder diese nicht einmal bekommen? Kein Problem! Realisieren Sie prompt, simpel & kostenfrei einen eigenen Beleg für eine stimmige Buchhaltung.

Sehen Sie jetzt wie Sie einen eigenen Beleg ausstellen.

Wie Sie die Eigenbeleg Vorlage ausfüllen sollten

In der Rechnungsführung herrscht die eherne Gesetzmäßigkeit „Keine Buchung ohne Beleg“. Wenn eine Originalquittung über eine Zahlung nicht mehr auffindbar, unnütz oder aber schlichtweg nicht vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg selber erstellt werden. Es muss sich hierbei stets um eine betriebliche Aufwendung handeln, damit ihre Ausgabe von den Finanzämtern auch akzeptiert wird.

Essentiell bei einem selbst ausgestellten Ersatzbeleg ist die Aufzeichnung sämtlicher spezifischen Daten über die Aufwendung, so wie selbige typischerweise auch auf dem originalen Ausgabennachweis vorhanden wären. Ein solcher Beleg muss in Folge dessen nachzuvollziehen sowie von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf einem Eigenbeleg sind daher ausnahmslos der Vor- und Nachname & die Postadresse des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum als auch die Unterschrift des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Hierbei sollte der Eigenbeleg stets eine Ausnahme bleiben. Unzählige und zu häufig ausgestellte Eigenbelege wirken bei einer möglichen Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubhaft.

Der eigens erstellte Beleg als Ersatzbeleg

Existiert für eine Betriebsausgabe kein Rechnungsnachweis und ist eine anschließende Besorgung der Nebenbelege oder einer Durchschrift ihrer Rechnung nicht ausführbar oder zu kostspielig, so kann ein Unternehmensinhaber oder auch der Mitarbeiter den Eigenbeleg erstellen. Auf diesem platziert dieser die wichtigsten Informationen zum Geschäftsvorfall.

Der Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Basis für die Verbuchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenfreie Muster & Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Aufwendungen müssen klarerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Umsatzsteuer darf der Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, sofern dieser seinen geschäftlichen Vorfall alleinig mit einem Eigenbeleg nachweist. Trotzdem zählt demzufolge auch der gesamte Gesamtbetrag als Betriebsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo der Ersatzbeleg den Originalnachweis ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Ausstellung von eigenen Belegen überhaupt keine Alternative gibt, z. B. im Falle von Privatentnahmen oder -Einlagen von Geld oder auch Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster unterstützen beim Erstellen von Eigenbelegen. Unter anderem bieten wir ein Tool für genau diesen Vorgang an, welches auch gratis zur Verfügung steht.

Welche maximale Höchstgrenze gilt bei eigenen Belegen?

Eigenbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euro brutto sind weitgehend unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Das gelte gerade für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt seien. Nämlich bestehe diesfalls ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigenbelege für Bargeldzahlungen sollte der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, falls dieser diese weiteren Nachweise hat.

Fehlt z. B. eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes die Kosten belegen. Diverse Kleinbeträge lassen sich sowieso ausschließlich per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Selbstständiger nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.

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